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一聽到「整理」二字，許多人已經開始有所防備，但整理並不是一定要做到「井然有序」，而是要能夠不浪費時間在找東西上，藉此提升工作效率。方法不難，掌握三個步驟，就能輕鬆做到。就算不特別整理也沒關係，反正我記得什麼東西放在哪裡就沒問題了。」大多數人似乎都是這麼認為的，但假設「把物品整理清楚」這件事能為妳帶來收穫的話，妳會怎麼想呢？藉由「整理」，我們可以獲得的東西，首先就是「時間」。若是桌面呈現雜亂不堪的狀態，即使記得什麼東西擺放在哪裡，也沒辦法迅速地把需要的物品拿到手。這些浪費掉的一時片刻，累積起來就會成為龐大的損失。而透過整理，我們便能大幅減少這些時間消耗。此外，當妳的工作進展變得順利時，也可以獲得另一個無可替代的寶物，那就是他人對妳的「信賴」。三階段讓妳變成整理高手「把雜亂不堪的桌面和堆積的文件整理一下比較好」，心裡即使很清楚這一點，許多人卻不知道要如何整理。那麼請先想想，為什麼物品會沒地方放，文件會堆積如山呢？首先，我們能想到的原因就是：東西用完後就這樣擱著不收。這是因為沒有決定好物品要固定收在哪裡，也就是沒有做好分類的緣故。此外，還有一個最大的原因，那就是保留著已經不需要、可以丟掉的東西。在這幾個原因交疊之下，就會造成雜亂不堪的局面。先以歸位、分類、丟棄為基本原則，踏出整理的第一步吧。歸位用三要點來落實基礎 ➊ 決定好固定位置。如果不固定收納的地方，將物品拿出來後，很容易就會擱置不管或是不知道丟到哪裡去。就算只是大致分類一下也可以，先決定好固定的位置，例如A公司的相關資料就收在這個櫃子、公司內部的資料就收在那個箱子等等。 @ 閱讀更多內容請加入官網 >>請見《女人變有錢》2016年3～4月號NO.44 ➋ 一目了然。即使把東西乾淨地整理在資料夾或箱子裡，如果不清楚裡面裝的是什麼，結果還是得一個一個打開來找。請加上標題或索引，花點心思讓資料變得一目了然吧。 ➌ 馬上就能取出。經常用到的資料若是擺在櫃子最深處的箱子裡，每次拿取都必須先移開外面的東西，不僅很麻煩，甚至還有可能因為暗藏在深處而遺忘它的存在。請依照使用頻率的高低來決定東西擺放的位置吧。分類技巧在於確立規則將物品「分類」時，要先設定好類別，而在這個步驟上很重要的是，「不要有不符合任何類別的東西」。不符合任何類別（也就是無法歸類）的東西一旦出現了，就會越積越多。此時，大家經常會犯的錯誤就是，每當有不屬於任何類別的物品出現時，就重新再設置一個類別。要是一這麼做，類別的數量就會越來越多，反而會變得無從收拾，必須多加留意。此外，由於在工作上會有需要和他人共享資訊的時候，不要設定只有自己才看得懂的分類。用最淺顯易懂的方式呈現是很重要的。舉例來說，如果使用「字母順」或「日期順」，不論是誰都可以清楚地做出一樣的分類，這種就是最好的分類規則。丟棄訂定機械式準則雖然知道東西多到沒地方放，但是一想到「如果哪天要用到的話怎麼辦」，就無法丟掉它……這種狀況是很常見的。可是這樣下去，整理是不會有進展的，如果不進行「丟棄」，物品就會繼續堆積，對工作也會造成妨礙。執行「丟棄」這個動作時，很重要的一點就是要「機械化」。正如同「分類」的規則──不要讓例外的物品產生出來，就可以自動地進行丟棄，隨時保持清爽暢快的環境。能丟棄的文件有四種： ➊使用完畢的文件。只要是非重要文件或是一年以上沒有用到的東西，就可以視為「永遠不會再用到」。 ➋重複的文件。同樣的文件如果有兩份，只需保留一份。此外，若是已經保留了電子檔，紙本基本上是可以丟掉的。 ➌超過留存期限的文件。依照文件性質的不同，需要留存的時間也不一樣，只要過了這個期限，就盡量把它們丟光吧。 ➍郵件、DM。已經處理完畢，就盡快把它們清理掉吧。（摘錄自《就是比你早下班的整理術》好的文化出版）