通常把自己搞得精疲力盡的人，工作上的最大問題就是浪費太多時間。不想再被工作控制，就必須捨棄以前的常識！ 坊間各式各樣的時間管理術，妳看膩了嗎？重要與緊急的四象限圖，不用說都已經倒背如流了，還有什麼好說的？由LOGO公司董事長津曲公二和技術專家清水茂寫的《如何不被老闆塞滿你的時間》倒是顛覆了我們對於日本人工作態度的想像。 「工作原本就是架構在一種能夠延遲的機制之上。」「工作之所以會落後，是因為潛藏在某處的風險變成了事實。」這些令人震撼的想法，是不是和妳以往的認知不太一樣？ 正常上班族都知道，工作完成的時間，一定比妳預計還要晚。所以與其勉強自己和「死線（Deadline）」搏鬥，不如試著用更聰明的方法，幫自己賺到一些工作外的時間。來看看幾個提升工作效率的訣竅吧！ 執行工作 千萬別自以為是 從主管那裡接到任務，妳的SOP（標準作業流程）是什麼？一口答應，然後訂下時間表，對嗎？有些主管的口頭禪是：「這個妳應該知道怎麼做吧？」臉皮薄的人，即使搞不清楚狀況，也只敢硬著頭皮接下。做對也就算了，最怕做錯了，得全部重新來過。 執行工作最怕「自以為是」，以為自己都懂，不顧一切往前衝。事實上，妳不開口問，對方沒有義務告訴妳。為了把風險降到最低，最好當場將對方的話重複一遍。 遇到表達能力較差的主管怎麼辦？這時可引導主管表達他想說的話，並將它寫下來或畫下來，透過清楚的文字或表格，讓工作「可視化」，確定兩人達成共識再開始，是事半功倍的第一課。 更細心一點的人，可以試著畫「工作流程圖」，很多事情只要用文字寫下，就會發現盲點。用這方法訓練自己的邏輯，久了就能減少「啊！當初沒想到」的機率。 別被進度表追著跑 我們在訂進度表的時候都會有個迷思：時間訂得越趕、越急迫，才能顯示自己工作效率高。真的是這樣嗎？ 工作最後完成的時間，多半會比預期更久一點，因為辦公室不是真空狀態，除了手邊的事，同時還有會議要開、電話要接，或急件要處理，一不小心時間表就往後延，壓力和煩躁也隨之而來，形成惡性循環。要避免這種情況，就要學習在「最短」和「最充裕」之間取得平衡，幫自己製造一段合理的緩衝時間。   @閱讀完整內容請加官網會員   《Money錢》成立LINE@官方帳號囉！  趕快按下加入好友吧！     緩衝時間大致是整體作業時間的一半，算法是把充裕值減極限值再除以2。例如充裕天數是40天、極限天數是20天，緩衝天數就是10天，因此可以抓30天的時間表。 不行就得喊救命 很多職場秘笈都教我們不要多工，但隨著年資和工作量不斷增加，似乎也不太可能一次只做一個案子。 如果手上同時有兩個以上的專案要進行，請參考這個「優先順序編排法」： 1. 經過主管確認，決定優先順序。 2. 以發揮最大效率為原則。 3. 從自己擅長、喜歡的工作開始。 尤其是最後一點，可以先避開最耗時的部分，從最快結束的地方開始，才會越做越有鬥志！ 另外，如果專案做到一半，發現光靠自己實在無法如期完成時，請不要硬撐，還是及早向主管或同事求助吧！但記得要先思考過，並帶著可能的解決方式求救，才是高明的技巧。 如果想找同事協助，也記得要先知會主管，尤其是跨部門的專案，這個「眉角」需要特別注意。 一次給兩個方案 很多主管或客戶都有個通病：沒看到成果前，他也不知道這個方向對不對。這樣當然有點傷腦筋，但與其到最後一刻才發現做了不是他想要的，不如像之前說的，一開始就問清楚。如果還是問不出來呢？那就提出兩個以上的方案，請對方決定要以哪個方向為主。 乍看之下有點浪費時間，其實反而省了後續更多麻煩！前端先溝通好，等於請對方為他自己的決定負責，也避免之後可能的重工。 就像報價通常要兩家以上一樣，除了可避免舞弊，也是證明自己「先做了很多功課」，只是還無法確定哪個方案比較好。 團隊共識比進度追蹤更重要 沒有人喜歡整天被監督進度，像個小學生一樣，被老師追問這個做了沒、那個不能忘。同樣的，主管也有他的壓力，如果團隊的進度延誤了，他也會被他的主管關切。 要達成平衡，就要取得互信的共識。雙方都應該明白，進度表不是用來製造緊張，而是用來好好合作的。換句話說，管理進度的重點不是報告、連絡、商量的次數，而是雙方能不能對該目標達成共識。如果做不到，一開始就不要勉強自己；中途出了什麼差錯，也不要想著該怎麼掩飾。 回到最開始強調的，在一件工作開始前，就應該先花點時間確認雙方都能接受的工作目標，以及可接受的緩衝範圍。如果被問到：「還需要多久才能完成？」先不要緊張，基於互信和合作，老實回答就好。 「工作原本就是架構在一種能夠延遲的機制之上。」完美的進度表幾乎不存在，但試著以主管的角度去規畫，誤會就能減到最低，也能讓自己在工作時更加遊刃有餘！