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上班族每天都要處理大量電子郵件,但是有些人不懂遊戲規則與商場禮儀,常常對別人造成困擾或鬧笑話。   以下是我常與工作夥伴分享的處理電子郵件十個要點,供大家參考。只要照著要點做,保證老闆高興,你也處處得人緣,辦公室人人喊讚! 一、隨時查閱收件信箱 我通常在離開辦公室前,會把信箱的收件箱清乾淨;今日事,今日畢。下班返家後、就寢前、起床後和出門上班前,會花幾分鐘檢視並儘可能回覆重要或緊急的電子郵件;即使是在週末、假日或休假期間。我不喜歡耽誤緊急事情或未能即時獲知重要資訊。   我不是鼓勵你成為工作狂、在家加班或把公事帶回家,而是分享一種負責任的工作態度。你可能會說,公司並不會也沒有期待你這麼做。沒錯!但是,你有沒有想過,想要績效好,不是要超過老闆的期待嗎?   你想成為職場贏家,晉身職場貴族嗎?天底下本來就沒有白吃的午餐;你有沒有聽過「成功者要做平常人不願意做的事情,並且養成習慣」?成功是一件非常不自然的事,通常不會自然發生。職場競爭本來就不是公平的,誰付出的多,老闆心裡有數!   試問,如果你是老闆,你會喜歡隨時查閱電子郵件的員工嗎? 二、儘快回覆電子郵件 我習慣收到郵件後儘快回應,尤其是有些只需要簡單回答「感謝您提供的資訊」、「會依要求進行」、「收到,謝謝」,或是「感謝」的郵件。   如果我需要時間準備才能回應對方的請求和詢問,我會讓寄件人知道我已經收到來信,並將在何時答覆。   將心比心,你喜歡信寄出去後,對方無聲無息,你的信如石沉大海嗎?尤其是有時間性的信件,更令人心急。如果對方即時回應,即使只是簡短的兩個字「收到」,你會不會覺得很窩心?這種工作夥伴,你喜歡嗎? 三、及時回覆對方請求 如果別人請你辦理事情或提供資訊,你應該在對方要求的期限內完成並回報;除非你事先讓對方知道你有困難,而無法於限期內完成。千萬不要讓對方送提醒函說:「你有沒有收到我的信?」   在職場上,「錯過期限」(Miss Deadline)可大可小。輕則影響績效,重則延誤公司計畫,衝擊企業營運或聲譽,更甚者可能被主管機關裁罰。千萬不可不慎! 四、收到回覆務必致謝 當你收到你請求提供的資訊、別人回覆的意見或建議時,請回應簡短的謝函,並確認收悉。   這是基本的禮貌,禮多人不怪,沒有人不喜歡! 五、即時回應會議邀請 當別人寄會議邀請(Meeting Invitation)給你時,請即時回應「接受」、「拒絕」(並說明理由)、「提議新時間」或「委派」代表出席。   我很不喜歡發出邀請後,受邀者不理不睬,既沒接受,也未拒絕。無論自己及受邀者的職級高低,不回應是非常不禮貌的行為。切忌、切記! 六、主旨千萬不要空白 主旨(Subject)非常重要,雖然未必要「語不驚人誓不休」或一鳴驚人,但是絕對不要空白。因為,許多人不看沒有主旨的信,有些人則是挑主旨看信。   還有,一封信只能有一個主旨、只談一個議題(Issue)。如果你有三個議題要溝通,請分別用三封信及三個主旨傳達。沒有主旨的信及不只一個議題的主旨,會增加自己及他人分類歸檔時的困難。   你不希望收信者直接把你的信丟到垃圾桶吧?主旨不要空白! 七、中英文勿用錯別字 請充分利用「拼字及文法檢查」功能以及你的中英文字典,英文不要拼錯,文法要正確;中文則切勿滿篇錯別字,也避免亂用標點符號,以免貽笑大方。   發出一封打字或文法錯誤,或有中文錯別字的信,不僅影響個人形象,也連帶影響部門及公司形象。     你知道上午十點的正確英文寫法是10:00 a.m.嗎?其他五花八門的寫法都不對,例如10AM、10:00am、AM10:00等。   我曾收到同仁的信,寫著「附上一月份XXX報告,僅供參考。」當時差點從椅子上跌下來,很想叫那位同仁罰寫「謹」字一百遍!   還有一家公司寄了地址變更的通知給我,一開頭就說「僅通知你…」。我心裡竊笑,但是仍然好心地給他們客服寫了一封信,提醒他們應該是「謹通知你…」。   我也曾看過「ABC國際人壽保險股份有限公司」的信,信末署名「ABC國際人壽保險 (股) 有限公司」。你看出問題了嗎?信末捨全名不用,而用縮寫的 (股),但是兩者文長一樣,並無節省空間。令人暗笑撰稿者到底知不知道自己鬧了笑話,丟了公司的臉?     至於標點符號,最令人氣結的缺失就是全文數百字,一氣呵成,毫無剪裁,不分段落;而且通篇都是逗號,只有文末一個句號。我讀過最長的一段文,長達九百字,真是辛苦。   請用一點心,不要讓從小學到大學教過你的國文老師傷透心!否則,就不要怪老闆狠心,尾牙時把雞頭對著你,請你「回家吃自己」! 八、信頭問候語要正確 例如英文Hi All或Hello Team的第二個字開頭要大寫,表示尊敬;不要寫成Hi all或Hello team。如果不確定如何寫,上網查一查、翻翻字典或文法書。 九、信尾問候語不要錯 例如英文Best regards,的第二個字開頭r是小寫,後面接逗號,下一行接你的名字;不要亂學別人的錯誤寫法Best Regards.。 十、語氣與調性別亂搞 語氣及調性(Tone and Manner)很重要,千萬別搞錯;尤其是英文。例如Please see me與Please discuss with me或Let us discuss都是「請與我一談」的意思,文法都沒錯;但是只適用於上對下。如果下屬對長官用這種語氣講話,就大逆不道了。   英文的Good Job與Job well done,或是中文的「辛苦了」也是同樣道理,限用於上級慰勉下級。千萬不要亂用!   電子郵件的規矩與笑話一籮筐,三言兩語講不完。以上十要點,只是犖犖大者,博諸君一笑,並供參考。將來有機會再詳細聊聊商業文書。   原文請瀏覽臉書「職場貴族」粉絲專頁:https://www.facebook.com/simonlin1227/
遵循電郵十要點,讓你上班得人緣!信頭信尾這些中英文常用語你寫對了嗎?
2020/03/16
電郵 , 工作 , 會議 , 英文

上班族每天都要處理大量電子郵件,但是有些人不懂遊戲規則與商場禮儀,常常對別人造成困擾或鬧笑話。

 

以下是我常與工作夥伴分享的處理電子郵件十個要點,供大家參考。只要照著要點做,保證老闆高興,你也處處得人緣,辦公室人人喊讚!

一、隨時查閱收件信箱

我通常在離開辦公室前,會把信箱的收件箱清乾淨;今日事,今日畢。下班返家後、就寢前、起床後和出門上班前,會花幾分鐘檢視並儘可能回覆重要或緊急的電子郵件;即使是在週末、假日或休假期間。我不喜歡耽誤緊急事情或未能即時獲知重要資訊。

 

我不是鼓勵你成為工作狂、在家加班或把公事帶回家,而是分享一種負責任的工作態度。你可能會說,公司並不會也沒有期待你這麼做。沒錯!但是,你有沒有想過,想要績效好,不是要超過老闆的期待嗎?

 

你想成為職場贏家,晉身職場貴族嗎?天底下本來就沒有白吃的午餐;你有沒有聽過「成功者要做平常人不願意做的事情,並且養成習慣」?成功是一件非常不自然的事,通常不會自然發生。職場競爭本來就不是公平的,誰付出的多,老闆心裡有數!

 

試問,如果你是老闆,你會喜歡隨時查閱電子郵件的員工嗎?

儘快回覆電子郵件

我習慣收到郵件後儘快回應,尤其是有些只需要簡單回答「感謝您提供的資訊」、「會依要求進行」、「收到,謝謝」,或是「感謝」的郵件。

 

如果我需要時間準備才能回應對方的請求和詢問,我會讓寄件人知道我已經收到來信,並將在何時答覆。

 

將心比心,你喜歡信寄出去後,對方無聲無息,你的信如石沉大海嗎?尤其是有時間性的信件,更令人心急。如果對方即時回應,即使只是簡短的兩個字「收到」,你會不會覺得很窩心?這種工作夥伴,你喜歡嗎?

三、及時回覆對方請求

如果別人請你辦理事情或提供資訊,你應該在對方要求的期限內完成並回報;除非你事先讓對方知道你有困難,而無法於限期內完成。千萬不要讓對方送提醒函說:「你有沒有收到我的信?」

 

在職場上,「錯過期限」(Miss Deadline)可大可小。輕則影響績效,重則延誤公司計畫,衝擊企業營運或聲譽,更甚者可能被主管機關裁罰。千萬不可不慎!

四、收到回覆務必致謝

當你收到你請求提供的資訊、別人回覆的意見或建議時,請回應簡短的謝函,並確認收悉。

 

這是基本的禮貌,禮多人不怪,沒有人不喜歡!

五、即時回應會議邀請

當別人寄會議邀請(Meeting Invitation)給你時,請即時回應「接受」、「拒絕」(並說明理由)、「提議新時間」或「委派」代表出席。

 

我很不喜歡發出邀請後,受邀者不理不睬,既沒接受,也未拒絕。無論自己及受邀者的職級高低,不回應是非常不禮貌的行為。切忌、切記!

六、主旨千萬不要空白

主旨(Subject)非常重要,雖然未必要「語不驚人誓不休」或一鳴驚人,但是絕對不要空白。因為,許多人不看沒有主旨的信,有些人則是挑主旨看信。

 

還有,一封信只能有一個主旨、只談一個議題(Issue)。如果你有三個議題要溝通,請分別用三封信及三個主旨傳達。沒有主旨的信及不只一個議題的主旨,會增加自己及他人分類歸檔時的困難。

 

你不希望收信者直接把你的信丟到垃圾桶吧?主旨不要空白!

七、中英文勿用錯別字

請充分利用「拼字及文法檢查」功能以及你的中英文字典,英文不要拼錯,文法要正確;中文則切勿滿篇錯別字,也避免亂用標點符號,以免貽笑大方。

 

發出一封打字或文法錯誤,或有中文錯別字的信,不僅影響個人形象,也連帶影響部門及公司形象。

   

你知道上午十點的正確英文寫法是10:00 a.m.嗎?其他五花八門的寫法都不對,例如10AM、10:00am、AM10:00等。

 

我曾收到同仁的信,寫著「附上一月份XXX報告,僅供參考。」當時差點從椅子上跌下來,很想叫那位同仁罰寫「謹」字一百遍!

 

還有一家公司寄了地址變更的通知給我,一開頭就說「僅通知你…」。我心裡竊笑,但是仍然好心地給他們客服寫了一封信,提醒他們應該是「謹通知你…」。

 

我也曾看過「ABC國際人壽保險股份有限公司」的信,信末署名「ABC國際人壽保險 (股) 有限公司」。你看出問題了嗎?信末捨全名不用,而用縮寫的 (股),但是兩者文長一樣,並無節省空間。令人暗笑撰稿者到底知不知道自己鬧了笑話,丟了公司的臉?

   

至於標點符號,最令人氣結的缺失就是全文數百字,一氣呵成,毫無剪裁,不分段落;而且通篇都是逗號,只有文末一個句號。我讀過最長的一段文,長達九百字,真是辛苦。

 

請用一點心,不要讓從小學到大學教過你的國文老師傷透心!否則,就不要怪老闆狠心,尾牙時把雞頭對著你,請你「回家吃自己」!

八、信頭問候語要正確

例如英文Hi All或Hello Team的第二個字開頭要大寫,表示尊敬;不要寫成Hi

all或Hello team。如果不確定如何寫,上網查一查、翻翻字典或文法書。

九、信尾問候語不要錯

例如英文Best regards,的第二個字開頭r是小寫,後面接逗號,下一行接你的名字;不要亂學別人的錯誤寫法Best Regards.。

十、語氣與調性別亂搞

語氣及調性(Tone and Manner)很重要,千萬別搞錯;尤其是英文。例如Please see me與Please discuss with me或Let us discuss都是「請與我一談」的意思,文法都沒錯;但是只適用於上對下。如果下屬對長官用這種語氣講話,就大逆不道了。

 

英文的Good Job與Job well done,或是中文的「辛苦了」也是同樣道理,限用於上級慰勉下級。千萬不要亂用!

 

電子郵件的規矩與笑話一籮筐,三言兩語講不完。以上十要點,只是犖犖大者,博諸君一笑,並供參考。將來有機會再詳細聊聊商業文書。

 

原文請瀏覽臉書「職場貴族」粉絲專頁:https://www.facebook.com/simonlin1227/

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